Когда ИП на УСН и патенте должен вести книгу продаж и журнал учета счетов-фактур
Как правило, если вы работаете на упрощенке или патенте, НДС не платите и декларацию не сдаете. А значит, книга продаж и журналы счетов-фактур вам не нужны. Однако бывают ситуации, когда отчитаться по этому налогу все-таки придется.
Когда нужно сдавать книгу продаж и журналы
Эти документы подают вместе с декларацией по НДС в следующих случаях:
Ваш доход за предыдущий год перешагнул отметку 20 млн рублей. Тогда освобождение от НДС больше не действует — придется платить налог по стандартным или особым правилам. Если лимит превышен в середине года, НДС начисляют с первого дня месяца, который идет следом.
Вы покупали или брали в аренду госимущество либо приобретали товары и услуги у зарубежных компаний, которые не зарегистрированы в российской налоговой. В таком случае заполняется раздел 9 декларации — туда переносятся сведения из книги продаж.
Вы действовали как агент: от своего имени покупали товары или услуги для клиента на общей системе либо от своего имени продавали что-то компании на ОСНО. Тогда нужно заполнить разделы 10 и 11 — это информация из журналов выставленных и полученных счетов-фактур.
Вы выставляете партнерам счета-фактуры с выделенным НДС. Для этого предусмотрен раздел 12 — в него вносят данные таких счетов с указанием суммы налога.
Как вести документы
Отчетность по НДС принимают только в электронной форме. Поэтому книгу продаж и журналы счетов-фактур разумнее сразу вести в электронном виде — не придется дублировать работу.
Если вы выбрали особый порядок уплаты НДС со ставкой 5 % или 7 %, обязательно ведите книгу продаж. Если работаете по стандартным правилам — к ней добавляется еще и книга покупок.
Инспекция сверяет не только вашу отчетность, но и отчетность ваших партнеров. Если сведения по счетам-фактурам разойдутся, возникнут вопросы. Так что заполнять книгу покупок и журналы учета нужно очень аккуратно.
На что обратить внимание при заполнении
Формы и порядок заполнения журнала учета счетов-фактур и книги продаж утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (приложения 3 и 5). Особое внимание уделите этим графам:
Графа 2 — код вида операции. Все коды перечислены в приказе ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@ и письме ФНС от 22.01.2015 № ГД-4-3/794@. Оставлять графу незаполненной запрещено — инспекция не примет отчет.
Графа 11 книги продаж. Здесь указывают дату и номер платежного документа, подтверждающего оплату счета-фактуры. Заполнять её обязательно при аренде госимущества, покупке у иностранца без постановки на учет в РФ, а также при полной или частичной предоплате товара или услуги с НДС (письмо Минфина от 26.11.2014 № 03-07-11/60221).
Графа 11а. Сюда вписывают номер и дату авансового счета-фактуры, когда товары, работы или услуги отгружены в счет полученного ранее аванса.
Графа 3. Здесь отражаются реквизиты счета-фактуры продавца. Если товар ввезен не из государств Таможенного союза, укажите номер таможенной декларации. В других ситуациях — номер и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой об уплате НДС.
